As IV Jornadas Internacionais de Protocolo da APEP (Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo) decorreram ontem, em Lisboa, com a “Criatividade” como tema principal. Cerca de 100 pessoas estiveram presentes no evento que teve como pontos altos as intervenções de Pedro Rodrigues, director da Desafio Global ativism, e José Pimentel Furtado, especialista em segurança.

Crise não é desculpa para tudo

No entender de Pedro Rodrigues, da Desafio Global, são vários os desafios que se colocam na organização de eventos empresariais face à conjuntura actual. A maioria deles passa pela maneira como é encarada a actividade. Para o responsável é necessário inovar, arriscar, ousar, conviver bem com a pressão, ser multitarefas, e ter paixão pela profissão. Além disso, é “necessário gerir bem os fornecedores, acrescentar valor ao cliente, e fidelizá-lo”. Porque esta é uma área de know-how, - “o conhecimento é o Santo Graal da indústria dos eventos” -, refere o responsável, há que investir na procura de formação, de conhecimento, de especialização. Outro dos grandes desafios é, inevitavelmente, a questão da crise, mas, no entender de Pedro Rodrigues, “a crise não é desculpa para tudo, pois sempre vivemos com orçamentos limitados”. Mas a crise é real, “alguns clientes não investem tanto em eventos porque não têm dinheiro, outros porque parece mal gastar”. O facto é que, para o responsável da DG, a questão da crise tem sido encarada com algum oportunismo por parte dos clientes que aproveitam para negociar os orçamentos até ao limite.

“O mercado dos eventos está estagnado, letárgico”, considera Pedro Rodrigues, “não há novas empresas, nem aquisições ou fusões; os fornecedores são os mesmos; faltam espaços equipados para eventos; há alguma formação, mas não há disciplinas de gestão de eventos e o associativismo não traz iniciativas para o mercado”. O director da DG prefere encarar estes tempos menos como um problema, e mais como uma oportunidade. “Em vez de passarmos a vida a lamentarmo-nos do negócio e da nossa sina, esta é uma oportunidade para quem quiser fazer a diferença”.

Quantas pessoas cabem no meu evento

Este foi o título da comunicação do Coronel Pimentel Furtado e é o título do artigo de opinião que publicou na mais recente edição da revista Festas&Eventos e que pode ler aqui. Um dos pilares dos eventos é a questão da segurança. O decreto-lei 309/2002 fornece as indicações sobre as regras de segurança a considerar quando se organiza um evento. Para se saber quantas pessoas pode receber um espaço, este é um dos documentos a consultar. Há vários factores a considerar: a área disponível, as saídas de emergência, os tempos de entrada e os tempos de saída. Nesta equação – a de definir quantas pessoas cabem, afinal, no evento – entram vários aspectos em jogo, como por exemplo o tipo de espaço (edifícios, recintos itinerantes, recintos improvisados), a capacidade instalada (número de lugares, cadeiras), os caminhos de evacuação, entre vários outros. Pode ler tudo sobre este assunto no referido artigo de opinião clicando no link acima.

Eventos e media

A relação com a imprensa é um dos aspectos essenciais a ter em conta pelo organizador de eventos e responsável de protocolo. Saber para quem se fala, a quem se deve dirigir, é essencial. E por isso torna-se necessário conhecer o funcionamento das redacções dos meios de comunicação social. A par disso é preciso considerar a forma como se faz chegar a informação, e o que a pode, ou não, tornar numa notícia. Foram estas as questões levantadas por Paulo Nogueira, jornalista da SIC, que deu uma autêntica aula de jornalismo, bem recebida pela plateia que esteve presente no evento.

Protocolo num mundo global

“Em Omã não me apertam a mão porque sou uma mulher”, conta Inês Blu Rodrigues e este foi apenas um dos muitos exemplos que partilhou com a audiência, de forma a reforçar a ideia de que o diálogo intercultural tem de ser tido em conta quando se organiza um evento. “Temos de estar preparados para lidar com os outros, temos de estudar as diferentes culturas”, porque a diferença está nos nomes, nos presentes, nos cumprimentos, na linguagem corporal, nas atitudes, nas reacções nos conflitos, nos valores, na interacção com as hierarquias, refere a responsável da International School of Protocol, em Bruxelas. Hoje, os eventos são multiculturais, e por isso os desafios do protocolo são enormes. Três das palavras mais proferidas pela oradora foram: preparação, risco, paixão.

O evento contou ainda com a participação do argentino Jorge Salvati, presidente da Organização Internacional de Cerimonial e Protocolo, que abordou a criatividade como factor de êxito na comunicação institucional, Eliane Ubillus, que trouxe do Brasil um caso de estudo de um congresso e de como a criatividade pode ser incorporada em cerimónias mais formais, Miguel de Mattos Chaves, consultor de marketing, e Tiago Manalvo, em representação do embaixador Manuel Côrte Real, que por motivos de doença não esteve presente nas Jornadas. Face a diversos apelos, a direcção da APEP prometeu descentralizar as suas actividades e rumar em próximas ocasiões a outras zonas do país.


Cláudia Coutinho de Sousa